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枣庄市2020年公证质量检查报告
发布时间:2020-09-04
  

进一步规范公证执业行为和执业活动,完善公证质量管理,加强公证公信力建设,根据省公证协会《关于开展2020年全省公证质量大检查活动的通知》和《关于开展公证执业专项检查的通知》要求,2020年8月31日至9月4日,枣庄市司法局、枣庄市公证协会对全市七个公证处依法执业情况和案件质量情况进行全部检查。

一、基本情况

(一)专项检查情况。检查组先后深入运兴公证处、峄城、兴鲁等七个公证处进行公证执业专项检查。根据省协会文件要求,检查组深入各处档案室、办证大厅及收费处,对各处内部管理制度的制订和落实、案件登记簿、公证档案管理、公证管理系统公证登记簿录入等方面的问题进行了重点督导检查,并就检查过程中发现的具体问题及公证业务情况与公证人员进行了探讨与交流。随后,随机抽取卷宗。

(二)集中查卷情况。协会在全市公证员中抽调9名资深公证员对随机抽取的44名公证员的212份卷宗进行了集中评查。检查人员认真负责,对照省协会制定的“公证文书评价标准”进行了认真细致的评审,对评查中发现的问题进行认真研讨,客观公正的进行评价。目前,自查评查阶段已基本结束,从初步检查结果来看,我市各公证处无论在管理上还是业务质量标准的把握上都有明显的进步,公证质量总体有质的提升,在抽查的212个卷宗中,趋向规范趋向合规的200个,占94%,背离偏离的12个,占6%。

二、存在问题

1、个别公证处尚未使用人脸识别系统查验当事人身份。

2、个别继承银行存款公证、赠与合同公证未搜集产权证明等相关证明文件。

3、个别保全证据公证无利害关系证明。

4、公证事项超越执业区域。

5、未完全发送。

6、公证申请表遗漏信息、公证案卷归档不及时,卷宗封面填写不规范,未附公证费收据等。

三、整改措施

下一步,针对检查中发现的问题和不足,按照省协会要求进行总结汇报,并向各公证处反馈评查情况,督促各公证处对评查中发现的问题抓紧进行整改,以迎接省协会组织的全省公证质量检查。就检查中存的普遍问题,提出改进措施如下:

1)加强专业知识学习,通过开展执业纪律、职业道德教育、业务学习等研讨,提高公证人员的业务素质与技能;执业公证员应负起责任,加强对卷宗整理的把关,防止卷宗出现不必要的错误。

2)完善机制,树立质量至上的观念,要把案件质量检查纳入考核机制的有机组成部分,在每年确定的全年岗位目标责任制中明确一定份额的质量考核奖,把公证质量与公证人员经济利益紧密联系起来。以考核促制度落实,以制度促质量保障。要严格落实公证质检制度,赋予质检员“一票否决”的权利和责任,质检员和发生质量问题的公证员同步追责。

3)认真落实公证质量检查制度。要按照省厅的要求,坚持好公证处季度自查、区(市)司法局每半年检查、市司法局年度检查的制度,提出对存在问题的整改措施。通过检查,发现问题、纠正问题,确保全市公证质量保持良好的状态。

4)完善设备设施问题,加大资金投入,不断改善办公条件,及时采购办证必需的设备,做好公证案卷的归档、保管等工作。

 

                   枣庄市司法局   枣庄市公证协会

2020年9月4日